外资企业在办理股东会决议时，首先需要准备的是公司的章程及相关文件。这些文件包括但不限于：<

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1. 公司章程：这是公司的基本法律文件，规定了公司的组织结构、股东的权利和义务等。

2. 股东名册：记录了公司所有股东的基本信息，包括姓名、持股比例等。

3. 股东会会议记录：过去股东会的记录，可以作为参考和凭证。

4. 公司注册证书：证明公司合法注册的有效文件。

二、股东身份证明文件

股东的身份证明文件是办理股东会决议的必要材料，包括：

1. 股东身份证：证明股东身份的合法证件。

2. 外籍股东护照：对于外籍股东，需要提供护照作为身份证明。

3. 股东的授权委托书：如果股东不能亲自出席股东会，需要提供授权委托书。

三、股东会通知文件

股东会通知文件是召开股东会的前提，包括：

1. 股东会通知：提前通知股东会议的时间、地点、议程等。

2. 会议议程：详细列出股东会将要讨论的事项。

3. 会议纪要：记录会议的讨论内容和决议。

四、股东会决议草案

股东会决议草案是股东会讨论的基础，包括：

1. 决议草案：列出股东会将要表决的决议事项。

2. 决议草案的说明：对决议草案进行详细解释和说明。

3. 决议草案的修改意见：如有必要，列出对决议草案的修改意见。

五、会议记录及表决结果

会议记录及表决结果是股东会决议的正式记录，包括：

1. 会议记录：详细记录会议的讨论过程和结果。

2. 表决结果：记录每个决议事项的表决结果，包括赞成、反对和弃权票数。

3. 表决票：记录股东投票的票数。

六、会议通知送达证明

会议通知送达证明是证明股东会通知已经送达股东的文件，包括：

1. 送达证明：记录通知送达的时间、方式等。

2. 送达人的签名：证明送达人的身份。

3. 股东的签名：证明股东已经收到通知。

七、股东会决议公告

股东会决议公告是向社会公开决议内容的文件，包括：

1. 公告内容：包括决议事项、表决结果等。

2. 公告发布时间：规定公告的发布时间。

3. 公告发布方式：规定公告的发布途径。

八、股东会决议执行情况报告

股东会决议执行情况报告是反映决议执行情况的文件，包括：

1. 执行情况：记录决议的执行进度和结果。

2. 执行过程中的问题：记录执行过程中遇到的问题及解决方案。

3. 执行效果的评估：对执行效果进行评估。

九、股东会决议变更登记申请

股东会决议变更登记申请是办理变更登记的文件，包括：

1. 变更登记申请表：填写变更登记的相关信息。

2. 变更登记的依据：提供变更登记的依据文件。

3. 变更登记的审批意见：记录审批变更登记的意见。

十、股东会决议废止申请

股东会决议废止申请是办理废止决议的文件，包括：

1. 废止申请表：填写废止决议的相关信息。

2. 废止决议的依据：提供废止决议的依据文件。

3. 废止决议的审批意见：记录审批废止决议的意见。

十一、股东会决议备案材料

股东会决议备案材料是备案决议的文件，包括：

1. 备案申请表：填写备案决议的相关信息。

2. 备案决议的文件：提供备案决议的文件。

3. 备案决议的审批意见：记录审批备案决议的意见。

十二、股东会决议修改申请

股东会决议修改申请是修改决议的文件，包括：

1. 修改申请表：填写修改决议的相关信息。

2. 修改决议的依据：提供修改决议的依据文件。

3. 修改决议的审批意见：记录审批修改决议的意见。

十三、股东会决议补充申请

股东会决议补充申请是补充决议的文件，包括：

1. 补充申请表：填写补充决议的相关信息。

2. 补充决议的依据：提供补充决议的依据文件。

3. 补充决议的审批意见：记录审批补充决议的意见。

十四、股东会决议终止申请

股东会决议终止申请是终止决议的文件，包括：

1. 终止申请表：填写终止决议的相关信息。

2. 终止决议的依据：提供终止决议的依据文件。

3. 终止决议的审批意见：记录审批终止决议的意见。

十五、股东会决议执行监督报告

股东会决议执行监督报告是监督决议执行的文件，包括：

1. 监督报告：记录决议执行的监督情况。

2. 监督中发现的问题：记录执行过程中发现的问题。

3. 监督建议：提出改进执行的建议。

十六、股东会决议执行情况反馈

股东会决议执行情况反馈是反馈决议执行情况的文件，包括：

1. 反馈报告：记录决议执行的反馈情况。

2. 反馈中发现的问题：记录反馈过程中发现的问题。

3. 反馈建议：提出改进反馈的建议。

十七、股东会决议执行情况总结

股东会决议执行情况总结是对决议执行情况进行总结的文件，包括：

1. 总结报告：记录决议执行的总结情况。

2. 执行亮点：总结执行过程中的亮点。

3. 执行不足：总结执行过程中的不足。

十八、股东会决议执行情况评估

股东会决议执行情况评估是对决议执行情况进行评估的文件，包括：

1. 评估报告：记录决议执行的评估情况。

2. 评估指标：列出评估的指标。

3. 评估结果：记录评估的结果。

十九、股东会决议执行情况公示

股东会决议执行情况公示是公示决议执行情况的文件，包括：

1. 公示内容：记录公示的内容。

2. 公示时间：规定公示的时间。

3. 公示方式：规定公示的方式。

二十、股东会决议执行情况反馈意见

股东会决议执行情况反馈意见是收集反馈意见的文件，包括：

1. 反馈意见表：填写反馈意见的相关信息。

2. 反馈意见的收集：记录收集反馈意见的过程。

3. 反馈意见的处理：记录处理反馈意见的措施。

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3. 办理股东会通知的送达，确保所有股东及时收到通知。

4. 协助召开股东会，记录会议内容和表决结果。

5. 办理决议的公告、备案、变更等后续手续。

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